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千金-益母颗粒廣智書店準確庫存實現解決方案分析

2020-02-15 08:48:03来源:励志吧0次阅读

广智书店准确库存实现解决方案分析

书店电脑应用必须基于库存的准确,如果电脑库存不准,连简单的库存预警都实现不了,诸如现金流控制等高级应用就更无法实现库存准确是提高电脑应用层次的基础,如同健康是持续发展事业的基础 在中等规模以及发展迅速的书店, 库存不准 或 库存亚准 (即大部分准确,少部分不准确)问题普遍存在由于这些书店对电脑的依赖较大, 库存不准 或 库存亚准 严重影响其业务工作,给书店经营带来不少隐患 库存不准 问题,不但刚开始应用电脑的书店会遇到,在有些已经应用了好几年的书店,仍然无法得到解决 究竟是什么原因导致书店电脑库存不准确或亚准确呢究竟怎样才能使电脑库存准确呢要弄清楚这些问题,首先要理解库存在电脑中究竟是什么 和大多数人的想象相反,库存不是原始数据 在电脑系统中,库存不是原始数据,而是根据原始单据和期初库存得到的计算值 电脑的计算是很机械的,只要期初库存和原始单据是符合实际的,库存就一定会计算准确,甚至用数据工具把库存弄乱,只要期初库存和原始单据都在,经过重新计算后库存仍然会恢复正确的数值 明白了这个道理,就很容易理解为什么书店的库存不准:这些书店电脑中的期初库存或者原始单据不符合实际 库存不准多数是由管理或使用上的漏洞造成的 如果某个书店库存数据与实际情况不相符,我们可以肯定地说,它的电脑中期初库存或者原始单据一定存在问题造成问题的原因通常是管理上的漏洞或者使用不当,根据我们的统计,两者比例大约是7:3 在大部分情况下,只需检查那些库存不正确的品种的进货历史、销售历史、退货历史和期初库存,就能发现库存不准的原因这些品种的原始记录往往与实际业务值不符:缺漏、重录、数量录错、期初库存不对 通过逐一分析这些错误,可以发现很多管理或使用上的疏漏 1)常见的管理漏洞包括: 零售店没有对重号书进行唯一编码(最常见,至少导致15%的品种库存不准); 手工单没有及时补录进电脑(最常见); 录入数据或修改数据缺乏复核(常见); 连锁交换控制不严导致数据迟交漏交(常见); 经营人员作弊性删改数据(近来发现多起,我们已提供特殊的数据查验服务,帮助企业主进行检查); 2)常见的使用不当包括: 盘点失误导致期初库存不准(最常见); 失误的备份及恢复(常见); 没有及时备份数据导致电脑故障后只恢复部分数据(常见); 失误的数据删除 识别 假象库存不准 ,立即解决问题 因期初库存和原始单据不准确产生的电脑库存与实物不符,属于 真正的 库存不准,一般要等下次盘点才能纠正,而且纠正后必须做到管理和使用规范才可以保持库存始终正确 还有一种 假象的 库存不准,它是由于系统环境或程序漏洞等外因造成的,只要原始数据准确完备,那么纠正环境后重新计算的库存,就会恢复准确 如果书店遇到的是 假象库存不准 ,只要与软件公司配合,解决起来是很容易的 常见的 假象库存不准 有: 1) 计算库存的过程中由于程序环境或操作环境导致的计算出错(例如,如果用户在服务器上不适当地安装客户端软件,有可能影响其他工作站在服务器读写数据),只需要纠正程序环境或者改变环境,再进行 库存重算 或 数据效验 之类的操作,就可以将库存恢复正确数值 2) 某张报表的某个地方有错误软件商修正错误、更新程序后就可解决通常软件商发布的升级版本都纠正了一些过去版本的错误,因此如果有可能,应定期登录软件商的站,及时下载升级程序 利用财务手工帐,核对电脑库存准确性 广智有句应用口诀叫做 财务复核参与深 财务部门的参与,对电脑应用既是监督,也是补充 我们建议书店财务人员形成对库存码洋进行进销登记的习惯这样即使不依赖电脑,也可以随时知道实际的库存码洋余额,让管理者心中有数;财务手工登记的库存码洋余额是最准确可靠的数字,可以反过来检验电脑库存的准确性、检查电脑部门的工作水准 大致的做法是: 1) 财务持续记录各仓的进、出码洋,以及库存码洋余额 此库存码洋余额就是真实的实物库存情况,可以用来检查电脑库存的准确程度,并且当电脑库存由于某些原因失真时,管理层能够继续对本店的库存保持认知和控制 2) 财务对电脑数据进行 累积指标的勾稽 财务通过各部门上缴的汇总数,长期记录各仓的进、调、销、退、存数据每月统计较长时间的数据(例如某仓过去6个月的调入数据),与电脑统计值进行核对如果数据一致,或者每次核对的数据差值始终稳定,即表明相关的原始单据未受到修改、添补、删除通过定期进行手工汇总数和电脑数据的核对和登记,可以确保本店的历史数据准确完备 用最谨慎的态度对待盘点 准确的盘点是库存准确的开端很多书店都十分重视盘点,认真地安排整个盘点过程,遗憾的是,每年都有些书店刚盘点完,电脑库存就不准确 根据这些年来许多用户盘点的经验,我们认为最重要的是防止 微观上的精确,宏观上的偏差 即所有细节都照顾得十分周到,整个过程花了很多心血,最后由于管理或控制上的某些疏忽,导致全盘尽失 最常出现的失误是在库存更新时和到货分发时,由于电脑管理员的疏忽遗漏造成不可挽回的结果以连锁店为例,盘点期间发生到货和分发时,如果由于疏忽,没有按要求将新货与正在盘点的仓库从实物到电脑数据均分开处理,就会导致新旧混合,盘点结果完全失真类似的教训不少,尽管我们在用户盘点前反复提醒,每年仍会有一些用户犯错,导致全年的库存不准 要避免出现 微观上的精确,宏观上的偏差 ,维护员的认真负责、头脑清楚十分重要另外书店最好在盘点前多向软件公司咨询,把盘点计划写出来,发给软件公司审查 从2002年下半年开始,广智为客户提供 上门协助盘点 服务,帮助业务比较复杂、对电脑管理员要求较高的书店进行盘点希望这种服务能帮助更多的书店建立库存准确的开端 正视 库存不准 ,内外配合积极克服 库存准确不会自己实现,也不是靠软件公司去实现的,必须通过书店自身努力,在人才、管理方面进行充足的配合来达到人才、管理、领导对于电脑应用的重要性,如同饮食、劳逸、心态对于健康的重要性一样 解决库存不准顽症,决心和动力是关键同时,外部支持也是必要的决心克服 库存不准 问题的书店,可以从广智取得流程制度完善、领导层培训、维护员选拔等多方面的外部援助广智的 工程服务 是一种包括上门调研、流程重组、系统培训等在内的实施顾问服务,如果书店领导比较重视,并且能够密切配合,实施效果一般是比较理想的 由库存准确性问题引发管理层面的思考 2002年广智在自己的 广智客户关系管理系统 (gzCRM)中开发了一套客户评估模块,对用户的现有条件和电脑应用水平进行评分,从中寻找规律性 评分项目包括:企业管理者对电脑应用的认识水平、企业管理者对电脑应用的介入深度、企业管理者的电脑技能、系统管理员的聪明才智、系统管理员的心、系统管理员的电脑技能、硬件及络的情况、内部管理的水平、当地书业的电脑应用水平、所属业务群体的电脑应用水平、中层干部的电脑技能、中层干部对电脑应用的认识水平、应用时间的长短、是否应用过其他软件、是否有第三方应用顾问等等 我们的评分和分析还远未完成,但已经可以看到初步的分析结果根据相关指数显示,对书店电脑应用水平影响最大的项目依次是: 1. 系统管理员的聪明才智(0.87) 2. 企业管理者对电脑应用的认识水平(0.81) 3. 系统管理员的电脑技能(0.68) 4. 内部管理的水平(0.64) 分析结果与我们一直以来的感觉相当接近:电脑管理员的素质越高,企业老总对电脑应用的认识越深刻,书店的电脑管理就实施得越好 电脑应用的过程是螺旋上升的过程,随着书店认识的深化、应用经验的积累和配套管理制度的完善,书店的电脑应用层次将会不断提高,所遇到的问题也将逐步得以克服在这个过程中,我们认为最重要有两点: 1. 书店领导人不能把事情简单地交出去,一定要经常亲自与广智互动交流,不断加深对电脑应用的认识,同时让广智了解书店的需要和难处,及时地提供建议与配合; 2. 要重视电脑管理员的选拔 三分软件七分用 ,是否拥有一个头脑清楚、认真负责、熟悉业务的电脑管理人员,很大程度上决定了书店电脑应用的顺利与否、成功与否 (计世)

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